Tillit, tydelighet og tilpasning – fjernledelse i en virtuell verden.

De siste årene har vist hva fysisk tilstedeværelse har å si for kommunikasjon og samarbeid, samtidig har den virtuelle hverdagen også åpnet opp for helt nye muligheter.

Gjennom en utfordrende periode med reiserestriksjoner, har prosjektsjef Niels Philipsen fra Atkins Danmark virkelig fått testet sin agile tilnærming til prosjektledelse i det komplekse arbeidet med utbyggingen av Oslo S.

Her deler han noen av sine erfaringer:

Pendlet fra Danmark til Oslo hver uke

I mange år fløy jeg til Oslo hver uke for å holde lange møter med kunden på prosjektet jeg hadde ledet siden 2017.

Som engasjert prosjektsjef, og selverklært kontrollfreak, elsket jeg disse møtene. Vi la alltid prosjektets underlagsmateriale – tegningene – utover på det store møtebordet og drøftet tidsplaner, endringer, utfordringer og løsninger. Alle så det samme og hørte det samme, og jeg kunne få med meg hva som ble sagt – og hva som ikke ble det.

I det rommet skapte vi tillit og åpenhet som var gull verdt.

Jeg hadde nettopp kommet hjem etter to dager med slike møter i Oslo, da statsministeren innledet det første, famøse pressemøtet med ordene: «Det jeg sier nå, kommer til å få stor betydning for alle dansker …» Dagen etter var nedstengningen en realitet.

Selve hovednerven i prosjektet mitt ble rammet: den tette kontakten og de hyppige fysiske møtene med kunden og prosjektteamet var ikke lenger mulig å gjennomføre praksis.

Fysiske møter blir nettmøter

«Det går over om en måned eller to. Det skal vi klare», tenkte jeg mens jeg avbestilte flybillettene mine, la om alle de fysiske møtene til nettmøter, og utarbeidet en strukturert kjøreplan for det som skulle vise seg å bli et premiss for hele prosjektet:

Et trent team og en dokumentert agilitet!

 

Globalt, virtuelt samarbeid fungerer bra!

Jeg er vant til å jobbe på avstand. Nettmøter, reiser og ledelse av et internasjonalt team er en helt naturlig del av hverdagen. Prosjektteamet jobber fra København, Aarhus, Stockholm, Oslo og Bangalore.

I Atkins er vi trent i å samarbeide og kommunisere globalt og på tvers av språkforskjeller, fagområder og landegrenser.

Likevel har årene med korona påvirket og forandret hverdagen vår på mange måter. Vi skjønte det nok til en viss grad på forhånd, men det har blitt veldig tydelig hva fysisk tilstedeværelse betyr for kommunikasjon og samarbeid. Samtidig har det virtuelle, elektroniske samarbeidet åpnet opp for nye muligheter og resultert i tydelige fordeler.

Agil (smidig) prosjektledelse

I teamet har vi lært mye om hva som fungerer og hva som ikke fungerer. Som prosjektsjef har jeg virkelig fått testet min agile tilnærming til prosjektledelse.

Etter flere år med fjernledelse, vil jeg oppsummere følgende erfaringer: 

Tillit: Gode relasjoner er essensielt

Den gjensidige tilliten er avgjørende for ethvert samarbeid, både internt i prosjektteamet og eksternt overfor kunder og samarbeidspartnere. Min erfaring er at det er vanskelig å etablere, og utvikle, tillit dersom man utelukkende møter hverandre på avstand/digitalt.

Da koronapandemien brøt ut, hadde prosjektet i Oslo heldigvis pågått i flere år allerede. Relasjonen til kunden var sterk og teamet besto av en fast, sammensveiset kjerne av medarbeidere som hadde vært med i mange år.

Det priser jeg meg lykkelig over i dag. Hadde vi stått der i oppstartsfasen, og med et helt nytt team, ville det virkelig ha vært en utfordring! Det å få et så omfattende prosjekt som bygging av ny Follobane på Oslo S realisert kun via WiFi-forbindelse ville vært svært krevende.

Når man kjenner hverandre godt, og har tiltro til at alle har samme mål og kan takle oppgaven, evner man å spille hverandre gode!

Når tilliten er på plass, kan vi løfte hverandre og bane vei for felles resultater! For meg er dette avgjørende for å lykkes.

Tydelighet: Legg kortene på bordet

Jeg er et veldig ærlig og direkte menneske. Jeg setter meg inn i tingene og er svært engasjert, og man kan stole på det jeg sier. Derfor ble jeg også brakt litt ut av komfortsonen da koronapandemien bokstavelig talt over natten endret mange av de forutsetningene prosjektplanen min var basert på.

Det bidro imidlertid til at noe av det første jeg gjorde var å ringe kunden i Oslo for å legge alle kortene på bordet. Jeg fortalte at det muligens kunne bli utfordrende å overholde tidsplanen, men understrekte at vi ikke ville gå på akkord med kvaliteten. Det hadde vi en veldig åpen og ærlig dialog om.

Vi klarte å få justert forventningene, og det er ingen tvil om at det var svært nyttig – både for kunden og for meg. For meg er god prosjektledelse basert på at kunden og teamet kan stole på meg som leder, så når omstendighetene endrer seg, eller vi støter på uventede utfordringer, er jeg åpen og tydelig om det.

Uansett hvor tett relasjon man har til en kunde eller et prosjektteam, har jeg det samme rådet: Legg kortene på bordet, fortell om utfordringene og forklar hvordan du har tenkt å løse dem!

Tilpasning: styring og kvalitet

Når de fysiske møtene forsvinner fra kalenderen, forsvinner også velkjente og faste holdepunkter i et prosjekt.

Fjernmøter kan lett svekke fornemmelsen av om alt går etter planen eller ikke, og i innboksen risikerer viktige opplysninger å drukne i strømmen av e-postmeldinger med vedlagte filer.

Da de ukentlige reisene mine til Oslo ble avlyst, måtte jeg derfor finne ut hvordan jeg kunne holde
kunden oppdatert. Som prosjektsjef hadde jeg også selv behov for å ha en ekstra finger på pulsen og forsikre meg om at vi var der vi gjerne ville være med de ulike leveransene.

Derfor har jeg særlig konsentrert meg om to ting:

1. Endret møtestrukturen
   Ett ukentlig fysisk møte med kunden og nøkkelpersonene i prosjektet ble til tre virtuelle møter i uken. Møtene ble litt kortere, men til gjengjeld sørget vi for at alle var fullstendig oppdatert om prosjektets status.
   Den samme ideen kopierte jeg til de interne teammøtene. Der vi tidligere hadde ett langt fysisk møte hver uke, endret vi til to kortere møter på Teams.
2. Fokus på å utnytte og forbedre de digitale prosjektverktøyene
   I Atkins-prosjekter sitter vi ofte med over 1000 tegninger, og like mange dokumenter, som løpende blir endret, kommentert og delt. Det hele foregår i styringsprogrammer, og jeg kan følge prosessen, flytte rundt på ressurser og se økonomiske og tidsmessige konsekvenser av endringer.

Som prosjektsjef er det viktigere enn noensinne å ha de riktige verktøyene til å lede, dele kunnskap og samarbeide effektivt. Det er læring jeg tar med meg til de neste prosjektene.

Felles forståelse: Fysiske møter gir en stor fordel

Vi sparer mye tid, og ikke minst CO₂ , på ikke å fly, og det er positivt!

Likevel er det lettere å fornemme om vi er på bølgelengde om vi sitter i samme rom, og det er lettere å kunne legge ti tegninger på bordet og få umiddelbare tilbakemeldinger. Denne form for direkte kommunikasjon, og kroppsspråk, merket jeg at vi mistet i Teams-møtene.

Fysisk tilstedeværelse er nødvendig i et komplisert prosjekt som dette, hvor det er avgjørende å sikre klare retningslinjer og skape gjensidig forståelse og tillit.

I tillegg kommer de språklige utfordringene. Dansk og norsk er nært beslektet, men det er også mange forskjeller, og i kontraktene vi jobber med, er det utrolig viktig å fange opp små nyanser. Det gjør vi best gjennom fysiske møter.

Rustet for endringer: digitale møter kan være mer effektive

Selv om jeg savner noen av de fysiske møtene, opplever jeg mange fordeler ved å møtes på Teams.

Nettmøter krever mer forberedelse fra prosjektlederens side, men til gjengjeld blir resultatet bedre. Møtene er mer disiplinerte, strukturerte og effektive. Alle får snakket uten å bli avbrutt, og vi får ganske enkelt dekket alle temaer bedre.

Bruk 5 minutter på småprat

De første fem minuttene setter jeg alltid av til sosial småprat. Det kan være vanskelig å verne om kollegarelasjoner i et virtuelt møterom hvis man ikke skaper en ramme for det. Jeg setter også av mer tid til spørsmål og evaluering, noe som gir plass til dem som normalt ikke tar ordet.

Vi avvikler i høyere grad møtene i fellesskap, og det fungerer godt både sosialt og faglig.
Dessuten gjør nettmøtene at flere får mulighet til å delta. For eksempel har vi våre indiske kollegaer med når det er relevant, og vi kan lettere holde møter med mindre grupper av spesialister.

Selv om covid-19 nå har sluppet taket, har vi sett verdien av redusert reisetid og digitale møter og kommer til å fortsette mange av møtene på Teams.

Læring: varige endringer

Mange av oss har innsett at ting kan gjøres annerledes – og noen ganger også bedre – og jeg tror at flere  av løsningene og arbeidsformene som har oppstått som følge av koronapandemien, har kommet for å bli.

Jeg er ikke bekymret for en ny nedstengning, hvis det skulle bli aktuelt. Vi har nå sett i praksis at prosjekter likevel vil kunne drives fremover, og vi har nå erfaringene som gjør oss mer forberedt.

Lykke til med prosjektarbeidet!

Niels Philipsen,
Prosjektsjef Atkins Danmark

 

 

Les mer om andre spennende prosjekter Atkins Norge jobber med her

Ny bybane i Bergen – helt på skinner med internasjonalt samarbeid

Har du spørsmål om våre prosjekter, eller ønsker en uformell samtale om samarbeid, ta kontakt

Det er stor etterspørsel etter våre tjenester, så ta kontakt om du vil bli en del av Atkins Norge👉klikk her