«Data er gull. Men hvis vi bare sitter på dem, er de egentlig ikke mer enn gråstein.» 

Målet med saksbehandling innen offentlig og privat virksomhet er korrekte avgjørelser. Jo bedre kvaliteten på informasjonen og forretningsreglene er, desto bedre er muligheten til å få til en automatisk behandling ved hjelp av kode og tilhørende overvåking av kvalitet på prosessene og resultatet. Dette sparer tid og penger. 

 «Data er gull. Men hvis vi bare sitter på dem, er de egentlig ikke mer enn gråstein. Data kan, hvis vi foredler og forvalter dem riktig, legge grunnlaget for bedre og mer effektive offentlige tjenester, nye industrisuksesser og arbeidsplasser.»  Nikolai Astrup, april 2019 

I Atkins har vi en stor gruppe med eksperter på alle fasetter av data- og informasjonshåndtering, både innenfor arkitektur, strategi, styring, sikkerhet, og forvaltning. Artikkelforfatteren har hatt ansvar for å bygge opp rammeverket for informasjonsmodellering (GMS) i Skatteetaten fra 2010, og har siden benyttet dette rammeverket i en rekke prosjekter i Skatteetaten som informasjonsarkitekt, bl.a. i EDAG (a-ordningen) og nå nylig; Modernisering av Folkeregisteret.  

I det nye Folkeregisteret har man innført automatisk saksbehandling som har gjort at man har gått fra 0% automatikk i det gamle Folkeregisteret (DSF) til ca. 95-98% i flere saker i det nye. 

Denne artikkelen gir et innblikk i en verden der informasjon kan skapes, brukes, deles og forvaltes ut fra ønsket om at informasjon i størst mulig grad skal skapes eller leveres ett sted, og benyttes der og mange andre steder. Dette prinsippet kalles ofte «once only», og gjør at vi kan presentere mest mulig «ferdig utfylt» informasjon når innbyggeren blir bedt om informasjon fra en virksomhet. 

Hva skal til, for å sikre at dataen vi forvalter blir til gull? 

En virksomhet kan ha «egen informasjon» som den selv har lov til å samle og lagre internt. Den må selv finne kriteriene for hva som gjør at informasjonen har god (nok) kvalitet. 

Kriteriene kan blant annet omhandle: 

• hva innholdet representerer (begrepsdefinisjon, semantikk) 
• når informasjonen er/var riktig 

• hvor informasjonen kommer fra (opprinnelig kilde eller kopi) 
• hvordan informasjonen ble behandlet frem til dagens innhold/verdi 
• hvilken kontekst informasjonen ble skapt i 

Videre bør virksomheten ha et rammeverk for informasjonsmodellering og informasjonsforvaltning som støtter prosessene, helt fra opprettelse av et «informasjons-/forretningsområde» til forvaltning av informasjonen med tilhørende informasjonsmodeller. 

Prosessene som følges ved bruk av rammeverket bør i rekkefølge inneholde: 

• Begrepsfangst og begrepsmodellering innen riktig omfang 
• Opprettelse av generiske, gjenbrukbare informasjonsmodeller 
• Opprettelse av spesialiserte informasjonsmodeller for særskilte løsninger (basert på generiske modeller) 
• Opprettelse av tjenester som gir tilgang til informasjonen, avhengig av tilgangsrettigheter 

• Opprettelse av et forvaltningsregime av begreper, modeller og tjenester  

Når informasjonen er underlagt et forvaltningsregime må den være lett å finne og bruke for konsumentene. Det må være enkelt å finne svar på spørsmål som:  

• I hvilke prosesser og løsninger blir informasjonen skapt/oppdatert/brukt? 
• Hvilke hjemler må være på plass for å benytte informasjonen i akkurat denne sammenhengen? 

• Hvem har forvaltningsansvaret? 

Det er like viktig å fase ut informasjon og tjenester som ikke blir brukt som å tilføre ny – hvis ikke vil forvaltningsarbeidet av løsninger og informasjon bli uhåndterlig. 

Når informasjonen er dokumentert og lagret strukturert, er tilgjengelig med dokumentert API, og satt under et godt forvaltningsregime, har virksomheten fått «orden i eget hus» når det gjelder informasjonen, og et grunnlag for å utnytte kunstig intelligens (KI/AI) og maskinlæring (ML). Det er også først nå virksomheten kan vurdere muligheten for å dele informasjonen med andre virksomheter. 

Det blir en ny komplisert virkelighet å forholde seg til hvis informasjonen skal utveksles med andre virksomheter, og det må tas hensyn til minst fire samhandlingsevner: juridisk, semantisk, organisatorisk og teknisk. For mer om dette, se Rammeverk for digital samhandling | Digdir. Det kan ta lang tid å få klarhet i om, hvordan og når man har lov til å benytte informasjonen hos konsumenten.  

Det kan også være vanskelig å finne ut hva informasjonen faktisk representerer, fordi begrepsnavn kan bety forskjellige ting avhengig av sammenhengen det benyttes i. Vi ser ofte forskjellig «stammespråk» i ulike virksomheter, som gjør at det kan ta tid å forstå hverandre og derved finne riktig bruk av informasjonen hos konsumenten. Som et tiltak er det etablert «felles datakatalog» i Norge, hvor en rekke av de offentlige virksomhetene har lagt ut beskrivelser av begreper og informasjon de besitter, slik at mulige konsumenter får en raskere vei til å benytte disse – forutsatt at «samhandlingsevnene» er på plass. Felles datakatalog (norge.no) 

Det er ingenting av det som er beskrevet ovenfor som «faller på plass av seg selv». Det krever hardt innsalg, forankring i ledelsen og resten av organisasjonen – og ofte omfattende endringsprosesser. Et velkjent eksempel på en slik prosess er endringsreisen Skatteetaten har foretatt, fra dedikerte «silo»-systemer til topp moderne systemløsninger, som støtter forretningsprosesser basert på forvaltet informasjon. 

Regjeringen sier: «Målet er at innbyggerne kun skal trenge å gi fra seg data én gang, slik at man slipper å fylle ut skjemaer med den samme informasjonen hver gang man skal benytte seg av en offentlig tjeneste.» 

Vi nærmer oss! 

 Ta kontakt med Terje Kolbu på terje.kolbu@atkinsglobal.com for kommentarer eller spørsmål.   

For mer informasjon om begrepsmodeller, generiske gjenbrukbare modeller (strukturmodeller i Skatteetaten) og dokumentasjon av informasjon, se Informasjonsmodell (skatteetaten.github.io) og https://skatteetaten.github.io/folkeregisteret-api-dokumentasjon/dokumenter/20210125_Informasjonsmodell_Modernisering_av_Folkeregisteret_v3.1.pdf. 

Begrepskatalog med de offisielle begrepene – bl.a. fra Skatteetaten, finner du på Felles datakatalog (norge.no)